Anrufpläne sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer VoiceHub-Konfiguration. Sie legen fest, wann und wer je nach Ihren Geschäftsanforderungen angerufen werden soll. Dies hilft Teams, die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern, während gleichzeitig Ihren Kunden ein optimaler Support geboten wird.

Tour durch den Ring – Zeitplanseite

• Ringpläne ermöglichen es Managern, mehrere Ringpläne zu unterschiedlichen Zeitpunkten anzuzeigen.
• Da der Kalender bis ins Jahr 2099 reicht, können Manager die Ringbelegung Monate, ja sogar Jahre im Voraus planen!
• Manager haben die Möglichkeit, einen Ringplan im .ICS-Format herunterzuladen, um ihn direkt in ihren Arbeitskalender einzufügen und an die dem Ringplan zugeordneten Berater weiterzuleiten.
• Klingelpläne können einfach ein- und ausgeschaltet werden, um schnelle Aktualisierungen zu ermöglichen, ohne Einstellungen löschen zu müssen.
  

Schritte zur Erstellung eines Klingelplans

1. Zeitplan
   • Titel – Der Titel eines Dienstplans sollte dessen Zweck widerspiegeln. Beispiele hierfür sind Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten, Feiertage usw.
   • Zeitzone – Bitte geben Sie an, in welcher Zeitzone dieser spezielle Ringtermin stattfinden soll.
   • Geschäftszeiten – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Anrufe während der Geschäftszeiten erfolgen sollen. Dies steuert die Chat-Antworten außerhalb der Geschäftszeiten (Anrufe und SMS, sofern in den Einstellungen aktiviert), Benachrichtigungen zu Arbeitsaufträgen, WhatsApp und das Website-Widget.
     • Wenn ein Bindestrich angezeigt wird, geht ExpertConnect davon aus, dass Sie einen Zeitplan für die Geschäftszeiten erstellen. Ein ausgefülltes Feld bestätigt die Geschäftszeiten, ein leeres Feld kennzeichnet einen Zeitplan für die Zeit außerhalb der Geschäftszeiten.
   • Dauer – Geben Sie den Zeitraum an, in dem Ihr Klingelplan ausgeführt werden soll. Die Wiederholungsrate bestimmt, wie oft der Klingelplan ausgeführt wird.
     • Durch Anklicken des Kästchens „Ganztägig“ wird der Ringplan für 24 Stunden festgelegt.
   • Wiederholung - Wählen Sie aus, ob der Klingelplan nie, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden soll.

Beispiele für Zeitpläne

Titel: Außerhalb der Geschäftszeiten Startdatum: Heute, Startzeit: 17:00 Uhr Enddatum: Morgen, Endzeit: 8:00 Uhr Wiederholung: Jeden Werktag (Montag bis Freitag)

Titel: Thanksgiving Startdatum: 25. November Enddatum: 25. November Wiederholung: Wählen Sie die Option „Ganztägig“ neben dem Enddatum und „Nicht wiederholen“.

2. Anruf- und Voicemail-Optionen. Im ersten Schritt der Anrufplanerstellung legen Sie fest, wann der Anruf erfolgen soll. Im zweiten Schritt wählen Sie die Anrufer aus, die während dieses Zeitraums angerufen werden sollen, und eine Voicemail-Nachricht. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
   • Anruf an die Gruppe – Mit dieser Option werden mehrere Berater gleichzeitig angerufen. Sie können mehrere Berater sowohl für den primären als auch für den sekundären Anrufplan auswählen. Sekundäre Berater werden nur angerufen, wenn kein primärer Berater antwortet. Sowohl die primären als auch die sekundären Berater werden für die dem Team zugewiesene Anrufzeit angerufen. Erfahren Sie , wie Sie die Anrufzeit festlegen . Es empfiehlt sich, sekundäre Berater hinzuzufügen. Dies können dieselben Berater wie im primären Anrufplan sein oder Berater, die nicht im Anrufplan aufgeführt sind.
   • Anrufbaum – Mit einem Anrufbaum können Ihre Kunden beim Anruf in Ihrem Unternehmen direkt zu einem bestimmten Beraterteam weitergeleitet werden. Ein Beispiel für einen Anrufbaum: „Drücken Sie 1 für Ersatzteile, 2 für Präzisionsbedarf, 3 für Kundendienst usw.“ (Tipp: Sie erstellen Ihre Anrufbäume im vorherigen Bildschirm in Ihren VoiceHub-Einstellungen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Anrufbaum erstellen .) Sie werden außerdem aufgefordert, eine Begrüßung und eine Voicemail auszuwählen. Erfahren Sie mehr über das Erstellen einer benutzerdefinierten Ansage .
   • Weiterleitung an Team – Mit dieser Option können Sie Anrufe während der Rufzeiten an ein anderes Team in Ihrem ExpertConnect Konto weiterleiten. Dies ist ideal für Teams, die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an ein bestimmtes Team weiterleiten möchten.
   • Zur Voicemail weiterleiten – Anstatt einen Berater anzurufen, können Anrufer direkt an eine Voicemail-Nachricht Ihrer Wahl weitergeleitet werden. Dies ist ideal für Feiertage oder andere Zeiten, in denen keine Berater erreichbar sind. (Tipp: Wenn kein Anrufplan aktiv ist, werden Anrufer immer direkt mit einer Standardansage zur Voicemail weitergeleitet.)
   • Möchten Sie eine individuelle Begrüßungsnachricht abspielen lassen? – Wenn Sie die Optionen „An Gruppe anrufen“ oder „An Anrufbaum anrufen“ wählen, können Sie eine Begrüßungsnachricht auswählen. Wenn Sie keine Begrüßungsnachricht auswählen, klingelt es sofort. Alle individuellen Aufnahmen, einschließlich Begrüßungen und Voicemails, werden in den Voice Hub-Einstellungen des Teams erstellt.
   • Voicemail – Der letzte Schritt beim Erstellen eines neuen Anrufplans ist die Auswahl der Voicemail-Ansage. Sie können die Standardansage oder eine benutzerdefinierte Ansage auswählen. Voicemails werden in den VoiceHub-Einstellungen erstellt, bearbeitet und verwaltet.

Ringpläne anzeigen, löschen und herunterladen

• Terminpläne können als Kalenderdatei (ICS) heruntergeladen und mit anderen Kalenderprogrammen wie Outlook oder Google Kalender synchronisiert werden. Die Schaltfläche zum Herunterladen der Datei befindet sich oben rechts auf dem Bildschirm neben der Schaltfläche „Liste anzeigen“.
• Durch Klicken auf die Schaltfläche „Liste anzeigen“ oben rechts auf der Seite „Ringplan“ wird eine Liste aller Ringpläne des Teams angezeigt. In dieser Liste kann der Ringplan des Teams ein- und ausgeblendet, bearbeitet und gelöscht werden.
  

Erste Schritte

Zur Orientierung empfehlen wir Ihnen, sich an den folgenden Zeitplanbeispielen zu orientieren:

• Öffnungszeiten (Montag bis Freitag)
• Außerhalb der Geschäftszeiten (Montag bis Freitag)
• Öffnungszeiten am Wochenende
• Rotierende Wochenpläne (unter Verwendung der benutzerdefinierten Wiederholung)
• Feiertage
• Interne, regelmäßig stattfindende Teambesprechungen