ExpertConnect ist eine teambasierte Support-Plattform. Wir wissen aber auch, dass Kunden manchmal lieber mit einer bestimmten Person oder Gruppe innerhalb eines Teams sprechen möchten, anstatt alle gleichzeitig anzurufen. Teams verfügen über eine optionale Anrufstruktur, mit der Anrufer anhand von von Ihnen definierten Ansagen an einen bestimmten Berater, eine Beratergruppe oder ein bestimmtes Team weitergeleitet werden können.

Das Beste an dieser Funktion? Sie ist individuell anpassbar . Kunden müssen keine automatische Ansage hören. Beim Erstellen des Anrufmenüs können Sie die Ansagen aufnehmen und so ein persönlicheres Kundenerlebnis schaffen.

Wie man einen neuen Aufrufbaum erstellt

1. Melden Sie sich im Web-Dashboard an und navigieren Sie zur Registerkarte „Verwalten“ .
2. Suchen Sie das Team, für das Sie einen Anrufbaum erstellen möchten, und klicken Sie auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite des Bildschirms.
3. Wählen Sie VoiceHub aus. und wählen Sie Anrufstruktur (Automatische Telefonzentrale) .
4. Klicken Sie auf „Anrufstruktur erstellen“.
5. Benennen Sie den Anrufbaum
6. Geben Sie Slot 1 den Namen und nehmen Sie eine Ansage auf , die Kunden beim Drücken der Taste 1 hören sollen.
7. Entscheiden Sie, ob Slot 1 an einen bestimmten Berater/bestimmte Beraterinnen, ein anderes Team oder die Voicemail weitergeleitet werden soll.
8. Klicken Sie auf das grüne Pluszeichen in der oberen rechten Ecke von Slot 1 und wiederholen Sie dies für alle anderen Slots (bis zu 9).
9. Sobald Sie die Slots nach Ihren Wünschen konfiguriert haben, klicken Sie auf Speichern.

Beispiele für Anrufbäume

1. Um mit bestimmten Beratern in Kontakt zu treten
   • Benutzerdefinierte Begrüßungsaufnahme: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei ACME. Bitte folgen Sie unserem Gesprächsablauf, um je nach Ihrem Anliegen mit einem Expertenteam verbunden zu werden.“
   • Option 1: "Drücken Sie 1 für Präzisionsunterstützung" (John, Mark und Karen einfügen)
   • Option 2: "Drücken Sie 2 für Sprühunterstützung" (fügen Sie Craig & Brad ein)
   • Option 3: "Drücken Sie 3 für Diagnoseunterstützung" (Jake einfügen)
   • Option 4: "Für alle anderen Supportanfragen die Taste 4 drücken" (alle Berater einfügen)
     

1. Um mit einem Team in Kontakt zu treten *Benutzerdefinierte Begrüßungsaufnahme: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei ACME Urbandale. Bitte folgen Sie unserem folgenden Anrufmenü, um mit Ihrer Abteilung verbunden zu werden.“
   • Option 1: "Drücken Sie 1 für Präzision" (Teilenummer einfügen)
   • Option 2: „Taste 2 für Support drücken“ (Serviceteam einfügen)
   • Option 3: „Drücken Sie 3 für Service“ (Supportteam einfügen)

3. Voicemail *Benutzerdefinierte Begrüßungsaufnahme: „Vielen Dank für Ihren Anruf beim ACME Precision Team. Bitte folgen Sie den Anweisungen in unserem Gesprächsmenü, um mit einem Mitglied unseres Teams verbunden zu werden.“
   • Option 1: "Drücken Sie 1 für John" (führt zu einer benutzerdefinierten oder vom Unternehmen aufgezeichneten Voicemail)
     

Eingabe Ihres Anrufbaums in einen Anrufplan

Nachdem Sie Ihre Anrufstruktur eingerichtet haben, müssen Sie sie einem Anrufplan zuweisen, damit sie aktiv wird. Eine Anrufstruktur verarbeitet eingehende Anrufe erst dann selbstständig, wenn sie in einem aktiven Anrufplan definiert ist. Durch die Zuweisung zu einem Anrufplan legen Sie fest, wann die Anrufstruktur verwendet wird und stellen sicher, dass Ihr Routing wie geplant funktioniert. Nach der Zuweisung und dem Speichern folgen alle Anrufe innerhalb dieses Anrufplans Ihrer konfigurierten Anrufstruktur.

1. Nachdem Sie den erstellten Anrufbaum gespeichert haben, navigieren Sie zum Anrufplan Ihres Teams. Wählen Sie dort Ihren bestehenden Plan aus oder erstellen Sie einen neuen, um den Anrufbaum anzuwenden.

2. Nachdem Sie Ihre Einstellungen für den Klingelplan ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Sie gelangen dann zu „Anrufbeantworter & Voicemail“.

3. Wie soll Ihr Team während dieses Zeitplans angerufen werden? Klicken Sie auf „Anrufbaum anrufen“.

4. Wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Titel für den Anrufbaum aus. Legen Sie darunter per Schalter fest, ob der Anrufbaum mit einer Begrüßung beginnen soll. Fügen Sie abschließend eine Voicemail-Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

Tipps zu dieser Funktion

• Kann ein Kunde den/die von ihm gewählten Berater nicht erreichen oder wählt er keine Option, wird er gebeten, eine Voicemail zu hinterlassen. Diese Voicemail erstellt ein Ticket, das dem gesamten Team gemeldet wird, sodass andere Teammitglieder helfen können, falls der/die gewählte/n Berater nicht erreichbar ist/sind.

  Wählt ein Kunde im Anrufmenü keine Ansage aus und legt auf, wird für diesen Anruf kein Ticket erstellt. Der Kunde muss eine Ansage auswählen oder eine Voicemail hinterlassen, damit ein Ticket erstellt wird.
• Wenn ein Team die Option „An anderes Team weiterleiten“ verwendet, wird der Anruf weitergeleitet und richtet sich nach dem festgelegten Klingelplan dieses Teams.
• Um einen Anrufbaum zu verwenden, müssen Sie diesen in den Anrufplan des Teams einfügen. Wählen Sie dazu beim Einrichten des Anrufplans die Option „Anrufbaum verwenden“ und anschließend Ihren gespeicherten Anrufbaum aus.
• Diese Funktion ist auf Teamebene verfügbar. Wenn Sie mehrere Teams haben, können Sie für jeden Voice Hub einen separaten Anrufbaum erstellen. Nummer.
• Sie können bis zu 9 Verzweigungen im Anrufbaum erstellen.
• Innerhalb eines Tickets sehen die Berater, welche Anrufbaumoption ausgewählt wurde. Diese Information wird nicht auf der Anrufseite angezeigt.