Häufig gestellte Fragen zum Klingelplan

F: Was passiert, wenn ich mehrere Rufpläne für einen Tag habe? A: Der zuletzt erstellte Rufplan ist gültig. So können Sie, falls Sie einen regulären Rufplan mit Geschäftszeiten haben, aber ein Feiertag oder ein unvorhergesehenes Ereignis eintritt, einen neuen, einmaligen Rufplan erstellen, der zusätzlich zu Ihren regulären Geschäftszeiten gilt. Sobald dieser einmalige Rufplan beendet ist, bleibt der zuvor erstellte Rufplan (in diesem Fall die Geschäftszeiten) weiterhin aktiv.

F: Wie viele Zeitpläne kann ich erstellen? A: Sie können bis zu 25 Zeitpläne pro Team erstellen. Je mehr es sind, desto unübersichtlicher kann es werden, aber die Entscheidung liegt bei Ihnen. Wir empfehlen Ihnen, sich im Voraus Gedanken über die Verwaltung dieser Zeitpläne zu machen, damit sie stets übersichtlich bleiben.

F: Kann ich alle meine Spielpläne für alle Teams einsehen? A: Es gibt keinen Kalender, der die Spielpläne mehrerer Teams anzeigt, aber wir ermöglichen es Managern, die Spielpläne im .ics-Format herunterzuladen.

F: Wo erstelle ich Anrufstrukturen oder Aufzeichnungen, die im Zeitplan verwendet werden? A: In den VoiceHub-Einstellungen eines Teams finden Sie Dropdown-Menüs für Anrufstrukturen und benutzerdefinierte Aufzeichnungen . Falls Sie diese vor der Erstellung Ihres Anrufplans noch nicht angelegt haben, kein Problem! Klicken Sie in Schritt 2 oder 3 auf „Neue Anrufstruktur hinzufügen“ oder „Neue Aufzeichnung hinzufügen“. Dadurch gelangen Sie zu diesen Optionen und können Ihren aktuellen Anrufplanentwurf speichern. Wenn Sie zum Anrufplan zurückkehren, wird der Entwurf links unter dem Monatskalender angezeigt.

F: Wie weit im Voraus kann ich Termine erstellen? A: Der Kalender ermöglicht es Ihnen, bis Dezember 2099 zu gehen. Wenn Sie etwas im Jahr 2100 planen, lassen Sie es uns wissen, und wir benachrichtigen Sie, sobald der Termin näher rückt 😊.

F: Kann ich einen bestehenden Dienstplan bearbeiten? A: Selbstverständlich! Wenn Sie den Dienstplan öffnen, sehen Sie alle gespeicherten Pläne und können diese bearbeiten. Nutzen Sie diese Funktion für kurzfristige Änderungen. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter krankmeldet, können Sie ihn einfach im Dienstplan entfernen und speichern, sodass er nicht klingelt. Denken Sie daran, ihn nach seiner Rückkehr wieder hinzuzufügen.

F: Kann ich meinen Terminplan über die mobile App bearbeiten? A: Administratoren und Manager können über die mobile App Terminpläne aktivieren oder deaktivieren sowie Berater hinzufügen oder entfernen. Berater haben in der mobilen App nur Lesezugriff auf die Terminpläne der Teams, denen sie angehören. Weitere Informationen zu Terminplänen in der mobilen App finden Sie hier .

F: Was passiert, wenn in einem Zeitfenster kein Anruf geplant ist? A: Wenn kein Anruf geplant ist, werden Anrufer direkt zur Standard-Voicemail weitergeleitet. Daher können Sie ein Zeitfenster absichtlich leer lassen, wenn Ihre Kunden zur Voicemail weitergeleitet werden sollen. Alternativ können Sie auch einen Zeitplan einrichten, der Anrufe mit einer individuellen Ansage direkt zur Voicemail weiterleitet. Beachten Sie jedoch, dass Anrufe bei einer Lücke in einem 24-Stunden-Zeitplan automatisch zur Voicemail weitergeleitet werden.

F: Wie wirken sich Zeitzonen auf die Terminplanung aus? A: Jedes ExpertConnect -Konto ist einer Zeitzone zugeordnet, sodass die Terminplanung in verschiedenen Zeitzonen nicht beeinflusst wird.

F: Wie wirken sich Feiertage oder Sonderöffnungszeiten auf die Rufbereitschaftspläne aus? A: ExpertConnect berücksichtigt Feiertage bei der Festlegung von Rufbereitschaftsplänen nicht automatisch. Wenn Ihr Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt geschlossen ist oder abweichende Öffnungszeiten hat, muss der Rufbereitschaftsplan für jedes Team entsprechend angepasst werden.

F: Kann ich einen Dienstplan von einem Team in ein anderes kopieren? A: Derzeit ist es nicht möglich, einen bestimmten Dienstplan in mehrere Teams gleichzeitig zu importieren. Da die meisten Teams unterschiedliche Standorte innerhalb von Unternehmen repräsentieren, muss jeder Dienstplan individuell erstellt werden.

F: Welche Berechtigungen sind erforderlich, um einen Klingelplan zu bearbeiten? A: Um auf Klingelpläne zugreifen und diese bearbeiten zu können, benötigt der Benutzer entweder Manager- oder Administratorrechte.

F: Werden Nutzer benachrichtigt, wenn sich ein Klingelplan ändert? A: Nutzer erhalten eine Benachrichtigung, wenn sie zu einem Klingelplan hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Die Benachrichtigung enthält den Namen des Teams und des Klingelplans, dem sie hinzugefügt oder daraus entfernt wurden. Nutzer werden nicht über Änderungen am Klingelplan selbst benachrichtigt, z. B. über eine Zeitänderung, das Hinzufügen weiterer Nutzer oder das Aktivieren/Deaktivieren des Plans.

F: Was passiert, wenn ein Nutzer den „Nicht stören“-Modus für 12 Stunden aktiviert, aber einen aktiven Klingelplan hat? A: Wenn ein Nutzer den „Nicht stören“-Modus über die mobile App für 12 Stunden aktiviert hat, klingelt sein Handy 12 Stunden lang nicht, auch wenn ein aktiver Klingelplan vorhanden ist.